Kontinuirano poboljšavanje i upravljanje poslovnim procesima

Unapređenje poslovnih i proizvodnih procesa bazira se na uvođenju alata i metoda kontinuiranog poboljšanja koja je jedna od osnovnih zajtjeva ISO standarda. Metodologija kontinuiranog poboljšanja temelji se na identificiranju prilika za unaprjeđenje i uklanjanje smetnji u procesima. Njezina primjena je moguća u svim granama gospodarstva, financijskim institucijama, zdravstvu, javnoj upravi, bilo kojoj organizaciji neovisno o veličini.

Cilj primjene kontinuiranog poboljšanja je prepoznati dijelove procesa u kojima se pojavljuju gubici i koji su neefikasni tako da ih se ili ukloni ili korigira kako bi proces ispunio zadani cilj uz optimalno trošenje resursa.

Učinkovitost procesa se povećava, što dovodi do veće kvalitete proizvoda i usluga

Kroz uspostavu kontinuiranog poboljšanja postiže se :
•eliminacija gubitaka i optimizacija procesa
•smanjenje troškova i rizika,
•povećanje produktivnosti zaposlenika i brzine procesa

Upravljanje poslovnim procesima unutar organizacije, osobito ukoliko je ona izrazito hijerarhijska ima specifične probleme. Djelatnici izvode samo one zadatke koji su uobičajeni za njihovu domenu rada. Svaki odjel nastoji maksimizirati svoj utjecaj i ovlasti, dok istovremeno optimizira razinu učinka samo vlastitog odjela. Obično rezultat toga su konfliktni ciljevi i konfliktne akcije između različitih odjela te rezultat tvrtke u cjelini lošiji od očekivanog.

Djelatnici imaju nejasnu sliku cijeloga procesa i vlastite uloge u njemu, a usmjerenost na kupce opada jer se tvrtka u pravilu bavi sama sobom.

Karakterizira ju i loša komunikacija i rivalstvo među organizacijskim jedinicama što dovodi do barijera i konfliktnih ciljeva između odjela. Slabo prepoznavanje prioriteta , miješanje odgovornosti dovodi do još veće odijeljenosti odjela.

Navedeni problemi potaknuli su skretanje pažnje s hijerarhijske organizacije poslovanja i fokusiranje na promatranje tvrtke kao skupa procesa. Takav pristup donosi mnoge prednosti:
Svaki proces ima kupca, a usmjerenost na proces osigurava bolje usmjerenost na kupca.
Stvaranje vrijednosti s obzirom na konačni proizvod odvija se u horizontalnim procesima
Utvrđivanjem granica procesa te kupaca i dobavljača procesa, postiže se bolja komunikacija i bolje razumijevanje zahtijeva
Određivanjem takozvanih vlasnika procesa, koji su odgovorni za proces, izbjegnuta je tradicionalna rascjepkanost odgovornosti često viđena u funkcionalnoj (hijerarhijskoj) organizaciji - primjena pristupa upravljanja projektima

Svaki proces ima ključne pokazatelje izvedbe/učinka (KPI), a njihovo praćenje osigurava usmjerenje na mogućnosti za poboljšavanje i spremnost na promjene.

Najvažnije od svega je stalna kontrola i dosljednost u provjeri performansi kako bi se osigurao kontinuitet procesa i njegovi očekivani outputi.

Saznaj više